DATENSCHUTZ CHATBOT

Datenschutzhinweis für den WhatsApp‑Chatbot der MAIK mit AI UG

1. Verantwortlicher

MAIK mit AI UG (haftungsbeschränkt)
c/o MML GmbH
Lagerstrasse 36
20357 Hamburg, Deutschland
Geschäftsführer: Maik Nöcker
E-Mail: maik@noecker.biz

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die MAIK mit AI UG.

2. Allgemeines zur Nutzung von WhatsApp

Für die Kommunikation nutzen wir den Messenger‑Dienst WhatsApp Business. Voraussetzung für die Nutzung unseres Chatbots ist, dass Sie über einen eigenen WhatsApp‑Account verfügen. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Mit dem erstmaligen Kontakt über WhatsApp erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Maßgabe dieses Datenschutzhinweises einverstanden.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um:

• Ihnen automatisierte Antworten und Leistungen über unseren WhatsApp-Chatbot bereitzustellen,
• kostenpflichtige digitale Leistungen gegenüber Endkundinnen und Endkunden (B2C) zu erbringen,
• Zahlungen, Abonnements und Abrechnungen abzuwickeln,
• Anfragen zu bearbeiten und Support zu leisten,
• die Qualität, Sicherheit und Funktionalität des Chatbots zu verbessern,
• gesetzliche Verbraucher‑, Handels‑ und Steuerpflichten zu erfüllen.

4. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung des WhatsApp‑Chatbots verarbeiten wir insbesondere:

• Kommunikationsdaten
  Inhalte der von Ihnen gesendeten Nachrichten (Chatverlauf), einschließlich etwaiger Anhänge
• Metadaten der Kommunikation
  z. B. WhatsApp‑ID, Telefonnummer, Message‑ID, Zeitstempel, technische Statusinformationen
• Einwilligungs‑ und Protokolldaten
  z. B. Zustimmung zu diesem Datenschutzhinweis

Sofern Sie freiwillig weitere personenbezogene Daten übermitteln (z. B. Name, E‑Mail‑Adresse), werden auch diese verarbeitet.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie der Nutzung des WhatsApp-Chats zustimmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Durchführung eines kostenpflichtigen, monatlich kündbaren Abonnements erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere zur Gewährleistung der IT‑Sicherheit, Missbrauchsprävention und Verbesserung unseres Angebots.

6. Einsatz von Chatbot‑ und KI‑Technologien

Zur automatisierten Beantwortung Ihrer Nachrichten setzen wir KI‑gestützte Sprachmodelle ein. Dabei werden Ihre Eingaben an angebundene technische Dienstleister übermittelt, um passende Antworten zu generieren.

Die übermittelten Daten werden nicht zum Training öffentlicher KI‑Modelle verwendet.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung und zum Betrieb des WhatsApp-Chatbots bedienen wir uns externer Dienstleister (Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO), die personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten. Hierzu gehören insbesondere:

• Scaleway S.A.S., Frankreich (EU)
  Hosting und Speicherung der Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business)
  Bereitstellung des Messenger-Dienstes WhatsApp sowie Übermittlung von Nachrichten und Kommunikationsmetadaten gemäß den WhatsApp-Business-Bedingungen.
• Stripe Payments Europe Ltd.
  Abwicklung von Zahlungsprozessen, sofern kostenpflichtige Leistungen angeboten werden.
• Chargebee Inc.
  Abonnement‑, Vertrags‑ und Rechnungsmanagement. Der Abschluss des kostenpflichtigen Abonnements erfolgt über eine externe Checkout‑Seite von Chargebee.
• Langfuse GmbH, Deutschland
  Analyse, Monitoring und Qualitätssicherung von KI-gestützten Anwendungen.
• Celonis, Inc. (Make.com)
  Automatisierung und technische Orchestrierung von Prozessen.

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit dies datenschutzrechtlich erforderlich ist.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern im Rahmen der Nutzung einzelner Dienstleister (z. B. Meta, Stripe, Chargebee, Celonis/Make.com) eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, insbesondere in die USA, erfolgt, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO bestehen.

Diese Garantien umfassen insbesondere:

• den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCC),
• zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen,
• sowie – sofern anwendbar – die Teilnahme der Anbieter am EU-U.S. Data Privacy Framework.

Eine Kopie der einschlägigen Garantien kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Chat- und Nutzungsdaten werden grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Leistungserbringung nicht mehr erforderlich sind.
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB) bis zu 10 Jahre gespeichert.
• Daten, die ausschließlich auf Ihrer Einwilligung beruhen, werden nach Widerruf der Einwilligung gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO),
• Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte Kontaktadresse.

11. Widerruf, Kündigung und Löschung im WhatsApp‑Kontext

Sie können den WhatsApp‑Chat jederzeit beenden und den Chatverlauf in Ihrer WhatsApp‑App löschen.

Sofern Sie ein kostenpflichtiges, monatlich kündbares Abonnement abgeschlossen haben, können Sie dieses jederzeit über die von Chargebee bereitgestellten Kündigungsfunktionen beenden. Die Kündigung des Abonnements lässt gesetzliche Aufbewahrungspflichten für abrechnungs‑ und zahlungsrelevante Daten unberührt.

Darüber hinaus können Sie uns jederzeit zur Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten auffordern, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt.

13. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis anzupassen, um ihn an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird Ihnen im WhatsApp‑Chat zur Verfügung gestellt.